Nachdem auch Sie als FBO (Forever-Unternehmer) bei der Vereinnahmung von Verkäufserlösen immer wieder mit Barzahlungen zu tun haben, ist das Wissen über den ordnungsgemäßen buchhalterischen Umgang sehr wichtig. Die Vorschriften zur Kassenführung sind mit der Folge verschärft worden, dass generell im Falle von Bareinnahmen – und zwar auch dann, wenn diese am Vereinnahmungstag zur Bank gegeben werden – ein Kassenbuch zu führen ist.
Aufgrund der Tatsache, dass viele FOREVER Unternehmer kein Kassenbuch führen, besteht hier dringendes Verbesserungspotential!
Allgemeines
Umgangssprachlich versteht man unter Kassenbuch, Kasse, Barkasse und ordnungsgemäßem Kassenbuch oft dasselbe. Beim Finanzamt gibt es aber durchaus Unterschiede.
Was ist ein Kassenbuch?
Grundsätzlich werden im Kassenbuch alle Bargeschäfte (Einnahmen und Ausgaben) des Unternehmens erfasst. Egal ob 58 ct. für eine gekaufte Briefmarke oder 279 € für Büromaterial, alle Bargeldbewegungen gehören hier rein.
Je nach Unternehmen kann das Kassenbuch aber in unterschiedlicher Form geführt werden. Hier unterscheidet sich dann das „ordnungsgemäße Kassenbuch“ von der einfachen Dokumentation der Bar-Geschäftsvorfälle.
Unerlässliche Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse. Eine Geschäftskasse darf nicht nur buchmäßig geführt werden, sonst würde ein wesentliches Kontrollmittel zur Nachprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung fehlen (BFH vom 10.06.1954 – IV 68/53 U, BStBl. 1954 III S. 298, und BFH vom 12.01.1968 – VI R 33/67, BStBl. 1968 II S. 341 sowie BFH vom 21.01.1990, BFH/NV 1990 S. 683).
D.h. mindestens eine Geldkassette sollte vorhanden sein, Hosentasche oder Portemonnaie des Chefs sind total ungeeignet, weil hier eine Trennung von
Privat- und Geschäftsvermögen nicht wirklich gegeben ist.
Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?
Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.
Dies bedeutet allerdings nicht, dass EÜR-Buchführer gar keine Aufzeichnungen über ihre Bargeschäfts machen müssen, lediglich die Form ist nicht so streng geregelt wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Hier genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.
Wer allerdings ein Geschäft mit vielen Bargeldzahlungen betreibt, der sollte auf jeden Fall ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen, auch wenn er nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Bei einer Betriebsprüfung erzeugt ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch mit Sicherheit mehr Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung als diverse Ordner voller Belege.
Der Aufbau des Kassenbuchs
Ein Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen (die Reihenfolge ist dabei nicht vorgegeben):
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Datum des Geschäftsvorfalls |
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fortlaufende Nummer (Belegnummer) |
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Buchungstext |
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Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe |
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zugrunde liegenden Steuersatz |
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Umsatzsteuer– bzw. Vorsteuerbetrag |
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aktuellen Kassenbestand |
Vereinfacht kann ein Kassenbuch auch so aussehen: