Nachdem auch Sie als FBO (Forever-Unternehmer) bei der Vereinnahmung von Verkäufserlösen immer wieder mit Barzahlungen zu tun haben, ist das Wissen über den ordnungsgemäßen buchhalterischen Umgang sehr wichtig. Die Vorschriften zur Kassenführung sind mit der Folge verschärft worden, dass generell im Falle von Bareinnahmen – und zwar auch dann, wenn diese am Vereinnahmungstag zur Bank gegeben werden – ein Kassenbuch zu führen ist.
Aufgrund der Tatsache, dass viele FOREVER Unternehmer kein Kassenbuch führen, besteht hier dringendes Verbesserungspotential!
Allgemeines
Umgangssprachlich versteht man unter Kassenbuch, Kasse, Barkasse und ordnungsgemäßem Kassenbuch oft dasselbe. Beim Finanzamt gibt es aber durchaus Unterschiede.
Was ist ein Kassenbuch?
Grundsätzlich werden im Kassenbuch alle Bargeschäfte (Einnahmen und Ausgaben) des Unternehmens erfasst. Egal ob 58 ct. für eine gekaufte Briefmarke oder 279 € für Büromaterial, alle Bargeldbewegungen gehören hier rein.
Je nach Unternehmen kann das Kassenbuch aber in unterschiedlicher Form geführt werden. Hier unterscheidet sich dann das „ordnungsgemäße Kassenbuch“ von der einfachen Dokumentation der Bar-Geschäftsvorfälle.
Unerlässliche Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse. Eine Geschäftskasse darf nicht nur buchmäßig geführt werden, sonst würde ein wesentliches Kontrollmittel zur Nachprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung fehlen (BFH vom 10.06.1954 – IV 68/53 U, BStBl. 1954 III S. 298, und BFH vom 12.01.1968 – VI R 33/67, BStBl. 1968 II S. 341 sowie BFH vom 21.01.1990, BFH/NV 1990 S. 683).
D.h. mindestens eine Geldkassette sollte vorhanden sein, Hosentasche oder Portemonnaie des Chefs sind total ungeeignet, weil hier eine Trennung von
Privat- und Geschäftsvermögen nicht wirklich gegeben ist.
Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?
Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung.
Dies bedeutet allerdings nicht, dass EÜR-Buchführer gar keine Aufzeichnungen über ihre Bargeschäfts machen müssen, lediglich die Form ist nicht so streng geregelt wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Hier genügt eine chronologische Belegsammlung, die die einzelnen Transaktionen dokumentiert, sowie eine Liste dieser Aufzeichnungen.
Wer allerdings ein Geschäft mit vielen Bargeldzahlungen betreibt, der sollte auf jeden Fall ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen, auch wenn er nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Bei einer Betriebsprüfung erzeugt ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch mit Sicherheit mehr Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung als diverse Ordner voller Belege.
Der Aufbau des Kassenbuchs
Ein Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen (die Reihenfolge ist dabei nicht vorgegeben):
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Datum des Geschäftsvorfalls |
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fortlaufende Nummer (Belegnummer) |
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Buchungstext |
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Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe |
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zugrunde liegenden Steuersatz |
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Umsatzsteuer– bzw. Vorsteuerbetrag |
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aktuellen Kassenbestand |
Vereinfacht kann ein Kassenbuch auch so aussehen:
Bisherige Rechtslage (bis 31.12.2018)
Bisher wurde umsatzsteuerlich zwischen Wert- und Sachgutscheinen unterschieden. Wertgutscheine lauten auf einen bestimmten Geldbetrag (brutto).
Beispiele:
· 50 €-Gutschein eines Restaurants. Er kann für beliebige Speisen und Getränke eingelöst werden.
· 50 €-Gutschein einer Tankstelle. Er kann für Benzin, Diesel oder eine beliebige Waren aus dem Shop-Sortiment eingelöst werden.
Sachgutscheine lauten dagegen auf eine hinreichend konkret (nach Art und Menge) bestimmte Ware oder Dienstleistung. Sie können nur hierfür eingelöst werden. Ob daneben der Wert der Ware oder Dienstleistung angegeben ist, spielt keine Rolle.
Beispiel: Gutschein eines Fitness-Studios für die Benutzung einer Sonnenbank.
Während der Verkauf von Wertgutscheinen als bloßer Tausch von Zahlungsmittel galt und keine umsatzsteuerlichen Folgen auslöste, war das Entgelt für Sachgutscheine als erhaltene Anzahlung einzustufen und die hierin enthaltene Umsatzsteuer gleich bei Verkauf des Gutscheins abzuführen.
Hinweis: Rabatt-Gutscheine
Rabatt-Gutscheine stellen einen schriftlich zugesicherten Anspruch auf einen Preisnachlass dar. Sie lösen bisher meist keine umsatzsteuerlichen Konsequenzen aus, da sie unentgeltlich ausgegeben werden. Auch von der Neuregelung ab 01.01.2019 sind sie nicht umfasst.
Beispiel: „Ein Friseur händigt an Neukunden einen 5 €-Gutschein aus, womit diese beim nächsten Haarschnitt 5 €-Rabatt erhalten“.
Neuregelung zum 01.01.2019
Ab dem 01.01.2019 ist die alte Unterscheidung bei den Gutscheinen hinfällig. Die Gutscheine sind künftig aber in die Kategorien „Einzweck-Gutschein“ und „Mehrzweck-Gutschein“ zu unterteilen.
Ein Einzweck-Gutschein ist nach der neuen Definition ein Gutschein, bei dem der Ort der Lieferung oder der sonstigen Leistung und die geschuldete Steuer zum Zeitpunkt der Ausstellung des Gutscheins bereits feststehen. Alle Gutscheine, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen – die also keine Einzweck-Gutscheine sind – gelten nach der gesetzlichen Neuregelung als Mehrzweck-Gutscheine.
Umsatzsteuerlich unterscheiden sich die beiden Gutscheinarten dahingehend, dass bei Einzweck-Gutscheinen die Umsatzsteuer sofort mit Verkauf der Gutscheine entsteht. Die angegebene Leistung gilt bereits mit Übertragung des Gutscheins als erfüllt. Der Verkauf von Mehrzweck-Gutscheinen ist dagegen nicht steuerbar. Umsatzsteuer wird erst ausgelöst, wenn die angegebene Leistung tatsächlich erbracht wird.
Bedeutung für die Praxis
Wer bisher schon Gutscheine ausstellt, muss prüfen, ob die bisherige umsatzsteuerliche Behandlung ab dem 01.01.2019 noch korrekt ist. Wie bereits dargestellt, muss für jeden ausgegebenen Gutschein geprüft werden, ob
· Ort der Leistung und
· die geschuldete Steuer
bereits bei Ausgabe des Gutscheins feststehen.
Der Ort der Leistung steht beispielsweise nicht fest, wenn ein Unternehmen aus mehreren Filialen besteht und die ausgegebenen Gutscheine in allen Filialen akzeptiert werden. Bei Unternehmen mit nur einem Geschäftslokal steht der Ort der Leistung dagegen in vielen Fällen fest. Es gibt jedoch Ausnahmen, da sich der Ort einer Leistung im Umsatzsteuerrecht nach vielen Kriterien bestimmen kann. Es hat daher immer eine Prüfung im konkreten Einzelfall zu erfolgen.
Die geschuldete Steuer steht i.d.R. fest, wenn das Unternehmen nur Leistungen zu einem bestimmten Steuersatz (19 % oder 7 %) anbietet. Die geschuldete Steuer steht dagegen nicht bereits bei Ausgabe des Gutscheins fest, wenn das Unternehmen Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen anbietet und der Gutschein für alle angebotenen Leistungen eingelöst werden kann. Auch hier ist also stets eine Prüfung im konkreten Einzelfall erforderlich.
Folgen für obige Beispiele:
· 50 €-Gutschein eines Restaurants. Das Restaurant hat nur ein Geschäftslokal. Es bietet nur Umsätze zu 19 % an. Somit liegt ab 01.01.2019 ein Einzweck-Gutschein vor. Anders als bisher muss der Gastwirt die Umsatzsteuer sofort bei Verkauf des Gutscheins abführen.
· 50 €-Gutschein einer Tankstelle. Die Tankstelle bietet neben den Leistungen zu 19 % im Shop-Bereich auch Waren zum Steuersatz von 7 % an. Somit steht die geschuldete Steuer nicht fest. Ab dem 01.01.2019 liegt ein Mehrzweck-Gutschein vor. Wie bisher muss die Tankstelle die Umsatzsteuer erst bei Einlösung des Gutscheins abführen.
· Gutschein Sonnenbank: Wenn das Fitness-Studio nur ein Geschäftslokal hat, stehen sowohl Ort der Leistung als auch die geschuldete Steuer fest. Es liegt somit am 01.01.2019 ein Einzweck-Gutschein vor. Wie bisher entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Verkauf des Gutscheins.
Was ist mit alten Gutscheinen?
Für die steuerliche Behandlung von Gutscheinen kommt es darauf an, ob sie vor dem 01.01.2019 ausgestellt wurden oder danach. Für alte Gutscheine (bis 31.12.2018 ausgestellt) gelten noch die alten Regelungen weiter. Erst für ab dem 01.01.2019 ausgestellte Gutscheine gelten die neuen Regeln.
In den nächsten Jahren werden sowohl alte als auch neue Gutscheine im Umlauf sein. Wegen der ggf. unterschiedlichen steuerlichen Folgen ist daher darauf zu achten, dass künftig beim Einlösen genau erkennbar ist, um welche Art von Gutschein es sich handelt (z.B. anhand Ausstelldatum). Eine doppelte Zahlung oder eine Nichtzahlung von Umsatzsteuer muss vermieden werden. Ggf. müssen auch Änderungen an der Registrierkasse vorgenommen werden, um die unterschiedlichen Gutscheine technisch sauber handhaben zu können.
